Sporo materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które nieprosto rozważyć bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Dotyczy to w głównej mierze rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy różnego rodzaju zapisów ustnych. Samo nagranie pozwala odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.
Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W zależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi albo zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.
Podczas pracy z nagraniami na prawdę często ukazują się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie właściwie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można jednoznacznie rozpoznać (warto zobaczyć: stenogram cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na podstawie własnych przypuszczeń może prowadzić do przeróbek w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju wykorzystuje się odpowiednie oznaczenia albo pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.
Szczególne oczekiwania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne zademonstrowanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników a także zachować ich kolejność. W takiej okoliczności istotne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, niemniej jednak także wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia uwagi na szczegóły, ponieważ nawet niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą mieć znaczenie przy późniejszej analizie materiału.
Stenogramy znajdują przeznaczenie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń albo innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a zupełnie inaczej materiał, w którym bardzo ważna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Finalny kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z rodzaju nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.
Więcej informacji: transkrypcja nagrań.